Offre d'emploi

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Établissement :
CIUSSS du Centre-Ouest-de-l'Île-de-Montréal
Titre d'emploi :
Technicien ou technicienne en administration
Type de poste :
Personnel non syndiqué
Numéro de référence :
CNS-22-8783
Direction :
Programmes de santé mentale et dépendance
Service :
Site :
Hôpital général juif
Clientèle :
Ville de l'emploi :
Montréal
Statut de l’emploi :
Permanent- Temps complet
Nombre de jours  :
Quart de travail :
Jour
Horaire de travail :
Durée  :
Catégorie d'emploi  :
Personnel de bureau et de l'administration (agent admin., tech. admin., spécialiste proc. admin., etc.)
Nombre d'emplois disponibles :
1
Début d'affichage :
2022-08-05
Fin d’affichage :
2022-08-19
Échelle salariale :
24.21 $/heure - 32.32 $/heure
Description :
SOMMAIRE DES FONCTIONS

La personne titulaire du poste planifie, assume et fournit des services de soutien administratif et de liaison dans la direction et veille au bon fonctionnement et à l’efficacité des activités de celle-ci.

Elle apporte un appui dans la gestion concrète des éléments opérationnels de nature complexe et est responsable du suivi rigoureux des différents mandats et dossiers de la direction. En tant que principale collaboratrice de la Direction, elle assure une image de marque de la direction dans les relations avec les partenaires internes et externes, s’assure de la qualité des documents émanant de la direction, met en application une approche axée sur le service à la clientèle et projette les valeurs de l’organisation.

• Assister les cadres supérieurs dans leur fonction administrative et leur gestion du temps : gestion de la correspondance électronique et papier, gestion des agendas, planification et organisation de rencontres, rédaction de comptes rendus, production de correspondance, de présentations et rapports divers en respectant les normes graphiques établies.
• Maintien le processus de gestion documentaire conformément aux normes établies (BANQ);
• Assurer le contrôle de la qualité de l’information produite, notamment en ce qui a trait aux différentes redditions de comptes internes et ministérielles, et ce dans les délais prescrits;
• Agir à titre de personne-ressource, afin de guider et supporter les membres de l’équipe de soutien administratif. À la demande du gestionnaire immédiat, les superviser et vérifier la qualité du travail exécuté et soutenir et offrir de la rétroaction sur les pistes d’amélioration;
• Contribuer à l’implantation des changements au niveau administratif, questionner les façons de faire actuelles et favoriser une meilleure utilisation des ressources;
• Voir au contrôle qualitatif du travail de secrétariat dans la direction;
• Agir à titre de super-utilisateur des systèmes informatiques et d’information en usage dans la direction;
• Assurer le suivi des demandes d’accès à l’information et des médias;
• Assurer la confidentialité des différents dossiers sous sa responsabilité.

Ressources humaines
• Assiste le directeur ou directeur adjoint dans la planification et le suivi des processus RH tels que le recrutement, la dotation, la formation ou la planification de la main d’œuvre en assurant un contrôle sur les délais liés aux conventions collectives, sur la conformité des informations et les impacts budgétaires;
• Produire des outils pour soutenir la Direction dans le suivi des ressources humaines;
• Gestion des feuilles de temps et traitement de la paie;
• Préparer les calendriers de vacances des gestionnaires.

Ressources matérielles ou approvisionnement
• Effectuer les commandes de papeterie, de matériel, de fournitures, équipements de bureau requis et assure le suivi des demandes selon la procédure en vigueur;
• Effectue la vérification et le suivi de factures, de commandes d’achats et autres contrats;
• Préparer les ententes de services et contrat gré à gré et gérer les besoins en approvisionnement selon les règles établies.

Ressources financières
• Élaborer et développer des outils de suivi de gestion financière;
• Soutenir le Directeur ou le directeur-adjoint dans l’analyse des écarts budgétaires périodiques et de la performance financière;
• Assurer le suivi des budgets de développement ministériels et cibles s’y rattachant;
• Soutenir le Directeur ou le directeur-adjoint dans l’analyse des demandes de modifications ou de rehaussement budgétaire dans le respect des normes du manuel de gestion financière (MSSS) et autres normes en vigueur;
• Collaborer à la préparation du budget annuel;
• Accomplit toute autre tâche connexe à la demande de son supérieur immédiat.

CULTURE DE SÉCURITÉ DES USAGERS ET LES RÔLES ET RESPONSABILITÉS DES INTERVENANTS ET DES GESTIONNAIRES
Le rôle à jouer de chacun en matière de sécurité varie selon le poste occupé. Toutefois, certaines responsabilités s’appliquent à tous :
• Maintenir un environnement sécuritaire pour les patients, le personnel et les visiteurs;
• Garder votre environnement de travail propre et sécuritaire;
• Appliquer les mesures appropriées de base pour le lavage des mains;
• Appliquer les directives pour la prévention et le contrôle des infections;
• Signaler le matériel défectueux et toute situation à risque;
• Informer votre supérieur de tout incident ou accident dont vous êtes témoin et compléter un formulaire AH-223 ;
• Participer aux exercices de feu et aux procédures d’évacuation qui s’appliquent à votre secteur de travail ; Connaître et appliquer le plan des mesures d’urgence;
• Assurer l’intégrité et la confidentialité des données et de l’information contenues dans les dossiers.

QUALITÉ DE VIE AU TRAVAIL, DE LA SANTÉ ET LA SÉCURITÉ
L’employé(e) est responsable de favoriser la qualité de vie au travail et la santé et sécurité en milieu de travail afin de créer un climat de travail sain.

MISSION, VALEURS ET CODE D’ÉTHIQUE
Connaître et contribuer, dans le cadre de ses fonctions, à la promotion et à la réalisation de la mission, des valeurs et du code d’éthique de l’organisation.
Exigences :
EXIGENCES ACADÉMIQUES

• Doit détenir un diplôme d'études collégiales (DEC) en administration générale, en techniques de comptabilité et de gestion, en techniques de bureautique ou dans une autre discipline collégiale appropriée d'une école reconnue par le ministère compétent ou un diplôme d'études collégiales (DEC) combiné à un certificat universitaire de premier cycle pertinent ou une attestation d'études collégiales (AEC) pertinente de huit cents heures et plus combinée à de l'expérience pertinente au domaine visé. Cet emploi comprend également les personnes qui détiennent un certificat d'études collégiales en techniques administratives.
• Baccalauréat en administration ou économie, un atout.

CONNAISSANCES ET EXPÉRIENCE

• Deux années d’expérience dans un poste de responsabilités au niveau d’une direction générale
• Parfaite maîtrise du français parlé et écrit; très bonne connaissance de l’anglais parlé et écrit
• Connaissance de MS Office et outils Outlook 365 (Word, Excel, Power Point, Teams, Outlook 365)
• Connaissance des règles de rédaction de lettres, structuration de texte, ordre du jour et procès-verbaux
• Connaissance du réseau de la santé et des services sociaux

COMPÉTENCES CLÉS

• Excellente gestion du temps et des priorités
• Initiative et autonomie professionnelle
• Sens des responsabilités ;
• Rigueur et organisation ;
• Capacité de gérer le stress relié au travail, flexibilité
• Discrétion et respect de la confidentialité
• Capacité de travailler en équipe
• Esprit de synthèse et d’analyse

NOUS OFFRONS UNE GAMME D'AVANTAGES SOCIAUX:
• Régime d'assurance-collective
• Mode Hybride
• Régime de retraite (RREGOP)
• 20 jours de vacances après un (1) an travaillé
• 13 congés fériés
• 9,6 jours de maladie monnayable une fois l'an
• Programme de rabais aux employés
• Plusieurs restaurants, magasins, banques à proximité
• Facilement accessible par transport en commun

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Considérant le Décret 1276-2021 du 24 septembre 2021, pour être retenus, les candidats aux postes dont les fonctions le requiert devront être en mesure de démontrer qu'ils sont adéquatement protégés contre la Covid-19 au sens du Décret, ou qu'ils le seront à la date de leur entrée en fonction.
Remarques :
Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais ne communiquerons qu’avec celles retenues pour une entrevue.

Si votre expérience professionnelle a évolué depuis votre dernière visite, nous vous invitons à joindre votre curriculum vitae afin de faire valoir l'ensemble de votre cheminement professionnel.

Si vous postulez d'un appareil mobile (téléphone intelligent, tablette), vous recevrez un courriel d'accusé réception vous demandant d'aller mettre à jour votre CV afin que votre candidature soit prise en considération.
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